OPI - Ośrodek Przetwarzania Informacji / FAQ / Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania / FAQ

3. Wydatki związane z personelem

3.1 Czy w ramach działań merytorycznych można na czas realizacji projektu zatrudnić osobę na umowę o pracę lub oddelegować pracownika już zatrudnionego, czy można finansować jedynie umowy cywilno – prawne ?

W ramach działań merytorycznych na czas realizacji projektu można zatrudniać osoby zarówno na umowę o pracę jak i na umowę o dzieło/zlecenia.

3.2 Czy jest możliwe zawarcie umów cywilno-prawnych (umów zlecenia) związanych z przygotowaniem materiałów, załączników, założeń funkcjonalnych, przygotowaniem studiów wykonalności wykonywanych przez pracowników zatrudnionych na etatach dydaktycznych, dydaktyczno-naukowych poza godzinami pracy i nie ujętych w zakresach obowiązków tych osób ? Czy będzie to wydatek kwalifikowalny ?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, istnieje możliwość zawarcia umowy cywilnoprawnej (np. umowy zlecenia) pomiędzy pracodawcą a pracownikiem zatrudnionym u niego na podstawie umowy o pracę. Należy jednak pamiętać, że zawarcie takiej umowy wiąże się z szeregiem ograniczeń oraz niezbędnych do spełnienia wymogów. W przypadku pracowników, którzy wykonują pracę na rzecz projektu w niepełnym wymiarze czasu jako należyte udokumentowanie wydatków należy rozumieć kartę czasu pracy.

Zgodnie z treścią rozdziału 5.3 Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ, „za kwalifikowalny może być uznany jedynie wydatek efektywny, tj. wydatek zapewniający osiągniecie najlepszego efektu przy możliwie najniższych kosztach (…). Ciężar udowodnienia, iż wydatek został poniesiony z zachowaniem osiągnięcia najlepszego efektu przy możliwie najniższych kosztach spoczywa na beneficjencie. W większości projektów, które będą realizowane w ramach PO IiŚ, wydatki będą ponoszone na podstawie umów zawieranych z zastosowaniem ustawy Pzp. W takim przypadku istnieje domniemanie, iż zasada efektywności poniesienia wydatku zostaje zachowana. W przypadku zawierania umów nie objętych zakresem stosowania ustawy Pzp, domniemywa się, iż wydatek jest efektywny, jeśli umowa została podpisana zgodnie z procedurą podpisywania umów przygotowaną przez beneficjenta i przedstawioną na etapie oceny wniosku o dofinansowanie w oparciu o kryteria merytoryczne II stopnia”.

3.3 Czy premie i inne dodatkowe świadczenia związane z kosztami płac mogą zostać uznane za wydatek kwalifikowany?

Premie i inne dodatki związane z wynagrodzeniem mogą zostać uznane z wydatek kwalifikowalny pod warunkiem, że są standardowymi składnikami wynagrodzenia. Nie można różnicować wysokości dodatkowych świadczeń dla pracowników zaangażowanych i niezaangażowanych w realizację projektu.

3.4 Czy wszystkie składniki związane z wynagrodzeniem pracownika są kosztem kwalifikowanym?
Zgodnie z rozdziałem 10 pkt. 7 a) do niekwalifikowalnych wydatków osobowych należą następujące składniki wynagrodzeń:

świadczenie urlopowe,
odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych,
składki na PFRON,
odprawy emerytalno-rentowe,
nagrody jubileuszowe,
wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy, gdy dotyczy to nieobecności dłuższej niż 33 dni,
zasiłki finansowane z budżetu państwa (zasiłek pielęgnacyjny, zasiłek rodzinny),

3.5 Czy wynagrodzenia pracowników (np. pracowników merytorycznych instytutu naukowego, jeśli jest on beneficjentem) może stanowić wkład własny do projektu? Czy w wydatkach osobowych można uwzględnić zatrudnienie nowego pracownika, do realizacji projektu?

Tak. Koszty wynagrodzenia pracowników beneficjenta zaangażowanych w przygotowanie lub realizację projektu (czyli osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, ponoszone przez pracodawcę) mogą stanowić wydatek kwalifikowalny zarówno w przypadku nowych pracowników zatrudnionych przez beneficjenta na potrzeby przygotowania bądź realizacji projektu, jak również w przypadku pisemnego oddelegowania wcześniej zatrudnionych pracowników do realizacji nowych zadań związanych z przygotowaniem lub realizacją projektu. Wydatki osobowe mogą stanowić wydatek kwalifikowalny w proporcji, w jakiej dany pracownik poświęca swój czas na działania związane z przygotowaniem lub realizacją projektu współfinansowanego w ramach PO IiŚ. Beneficjent, składając wniosek o płatność uwzględniający wydatki na wynagrodzenia, powinien załączyć oświadczenie, iż wydatki na wynagrodzenia uwzględnione we wniosku o płatność dotyczą wyłącznie pracy związanej z przygotowaniem lub realizacją projektu w ramach PO IiŚ. Ponadto, podczas kontroli danego projektu przeprowadzanej przez uprawnioną instytucję beneficjent powinien przedstawić dokumenty potwierdzające, iż dana osoba wykonywała, w określonym zakresie, prace związaną z przygotowaniem lub realizacją projektu w ramach PO IiŚ (np. poprzez opis stanowiska danej osoby). Wynagrodzenia pracowników mogą stanowić wkład własny do projektu.

3.8 Czy w przypadku wniesienia przez Beneficjenta nieodpłatnej pracy wolontariuszy konieczne jest zawarcie umowy wolontariackiej?

Zgodnie z postanowieniami Podrozdziału 5.4 Wytycznych wydatki kwalifikowalne musza być oparte na prawnie wiążących umowach, porozumieniach lub dokumentach. Beneficjent powinien posiadać należytą dokumentację będącą podstawą do poniesienia wydatku, zatem, zawarcie umowy wolontariackiej jest konieczne i powinno być weryfikowane podczas kontroli na miejscu realizacji projektu.

3.9 W jaki sposób należy weryfikować wysokość wynagrodzeń nowo zatrudnionych pracowników, jak również premii, nagród itp. jeżeli organizacja nie posiada regulaminu wynagradzania pracowników (siatka płac)?

Jedynie regulaminowe nagrody i premie będą mogły być uznane za kwalifikowane; w przypadku braku regulaminu nie należy deklarować wydatków w tym zakresie jako kwalifikowanych. Regulamin powinien określać zasady i kryteria przyznawania premii.

3.10 Jeżeli zarządzanie projektem jest zlecone na zewnątrz (umowa o dzieło) do jakiej kategorii należy zaliczyć te wydatki? Czy w takim przypadku wydatki te obejmuje limit wydatków związanych z zarządzaniem projektem?

Wydatki te należy zaliczyć do kategorii wydatków „zarządzanie projektem” do wysokości limitu określonego w Wytycznych (vide Podrozdział 6.2 Wytycznych MRR w zakresie kwalifikowania wydatków).

3.11 Często wydatki tego rodzaju są realizowane przez pracowników jednostki zatrudnionych na umowę o pracę lub umowę zlecenie. W związku z tym jeżeli tego rodzaju prace prowadzone są przez pracowników zatrudnionych na umowę o pracę: Czy należy kwalifikować je jako Wydatki osobowe, a jeżeli tak: Czy obejmuje je limit 20% lub 250 tys. PLN + 3%. Jeżeli nie, jak należy określać wartość tych wydatków, czy analogicznie do prac związanych z przygotowaniem placu budowy i robotami budowlanymi, które wykonywane są przez pracowników Beneficjenta?

Jeżeli praca wykonywana przez pracowników beneficjenta dotyczy realizacji celu projektu wydatki z tym związane mogą być uznane za kwalifikowane na takich samych zasadach jak wydatki związane z robotami budowlanymi wykonywanymi siłami własnymi beneficjenta. Jeżeli praca wykonywana przez pracowników beneficjenta stanowi działania towarzyszące (organizacyjno-zarządcze) realizacji projektu powinna być uznawana na zasadach i w ramach limitu wydatków związanych z zarządzaniem projektem

FAQ » Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania » FAQ - Wydatki związane z personelem