4. Płatności i rozliczenia
4.1 W jaki sposób beneficjent otrzymuje płatność?
W przypadku, gdy beneficjentem jest państwowa jednostka budżetowa korzysta ona ze środków znajdujących się w jej planie finansowym i nie otrzymuje fizycznie płatności. W każdym innym przypadku beneficjent otrzymuje płatność w formie dotacji rozwojowej, jako refundację poniesionych i udokumentowanych wydatków kwalifikowalnych lub jako zaliczkę na poczet przyszłych wydatków kwalifikowalnych. Możliwość udzielenia dofinansowania w formie zaliczki oraz wysokość ewentualnej zaliczki będzie rozpatrywana indywidualnie przez instytucję wdrażającą na etapie zawierania umowy o dofinansowanie z beneficjentem. Instytucja wdrażająca przy określaniu zasad udzielenia zaliczki będzie kierowała się zapisami rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego w sprawie wydatków związanych z realizacją programów operacyjnych, Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego, w zakresie trybu dokonywania płatności i rozliczeń oraz będzie miała na względzie ogólne przesłanki zawarte we wzorze umowy o dofinansowanie.
4.2 Czy można rozliczyć pracę podwykonawcy na podstawie noty księgowej?
Nie ma takiej możliwości. Podwykonawca powinien być rozliczony na podstawie umowy z wnioskodawcą oraz faktury wykonania zadania.
4.3 Czy możliwe będzie zwiększenie budżetu projektu?
Tak, jeżeli będą istniały możliwości finansowe (wolne środki w ramach przyznanej alokacji) ale istnieje duże prawdopodobieństwo że środki będą zagospodarowane w całości W takim przypadku beneficjent będzie zobowiązany do przedstawienia szczegółowego uzasadnienia, że zwiększenie budżetu projektu jest niezbędne dla realizacji założonych celów i wynika z niezależnych od Beneficjenta przyczyn (np. niemożliwy do oszacowania wzrost cen), nie zaś z niewłaściwej gospodarności środkami finansowymi. Zmiana taka byłaby przeprowadzana w formie aneksu do umowy.
4.4 Czy faktura nieopłacona może być rozliczona we wniosku o płatność?
Nie, ponieważ rozliczane są wydatki a nie koszty. Oznacza to, że do każdego wniosku o płatność poza odpowiednio opisaną fakturą musi być dołączony dowód zapłaty (np. wydruk bankowy).
4.5 Czy istnieje możliwość rozliczenia narzutów stosowanych przez uczelnie (tzw. koszty ogólnouczelniane)?
Odpowiedź na to pytanie jest w fazie konsultacji i zostanie opublikowana w najbliższym czasie
4.6 Czy jest możliwa jednorazowa amortyzacja środków trwałych?
Odpowiedź na to pytanie jest w fazie konsultacji i zostanie opublikowana w najbliższym czasie
4.7 Czy faktury za wykonanie robót budowlanych powinno być udokumentowane dowodami zapłaty?
Tak. Jedynie wydatek faktycznie poniesiony może być uznany za kwalifikowalny (vide Podrozdział 5.2 Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków). Wydatek faktycznie poniesiony powinien być poparty fakturą z oznaczeniem zapłaty lub dokumentami księgowymi o równoważnej wartości dowodowej wraz z potwierdzeniem płatności na rzecz wykonawcy w postaci wyciągu z rachunku bankowego (vide Podrozdział 5.4 Wytycznych). Oznacza to, że do każdego wniosku o płatność poza odpowiednio opisaną fakturą musi być dołączony dowód zapłaty (np. wydruk bankowy). Szczegółowe wskazówki w zakresie dokumentowania i rozliczania wydatków znajdują się w wytycznych MRR w zakresie sprawozdawczości.
4.8 Jak dokumentować opłaty za usunięcie drzew i krzewów oraz opłaty za zajęcie pasa drogowego? Czy wystarczające jest zawarcie w Przejściowym Świadectwie Płatności pozycji dotyczącej tych opłat, czy należy w takim przypadku załączać decyzje z ustalona wysokością oraz dowód wpłaty?
W przypadku, gdy opłaty te są ponoszone przez wykonawcę w ramach kontraktu na roboty, do wniosku o płatność nie trzeba dołączać dodatkowych dokumentów (wystarczy faktura z wskazaniem zakresu robót), natomiast podczas kontroli na miejscu beneficjent powinien przedstawić odpowiednia decyzje administracyjne (wskazująca na wysokość opłaty) wraz z dowodem wpłaty.
4.9 Czy istnieje granica poziomu kosztów dofinansowania dokumentacji dotyczącej przygotowania projektu (wraz z dokumentacją techniczną)?
W przypadku projektów (z wyłączeniem projektów indywidualnych – w ich przypadku określa to preumowa) nie ma limitu wydatków na przygotowanie projektu, powinny być jednak one ponoszone w sposób racjonalny.
4.10 Czy wydatki związane z zarządzaniem projektem powinny być ewidencjonowane w wydzielonym systemie informatycznym księgowym?
Wszystkie operacje związane z projektem powinny być ewidencjonowane w odrębnym systemie księgowym bądź powinien być stosowany odrębny kod księgowy (vide art. 60 lit. d) rozporządzenia ogólnego). Nie przewiduje sie dodatkowych wymagań związanych z wydatkami w kategorii zarządzanie projektem.
4.11 Na jakich zasadach powinna być oparta metodologia wyliczania kosztów administracyjnych związanych z realizacja projektu?
Zgodnie z Podrozdziałem 6.2 Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków: koszty ogólne mogą być uznane za kwalifikujące sie do wsparcia w ramach PO IiS, jeśli zostaną spełnione następujące warunki: kalkulacja tych kosztów jest oparta na rzeczywistych kosztach związanych z realizacja danego projektu lub koszty te zostały wyodrębnione jako odpowiednia proporcja kosztów ogólnych związanych bezpośrednio z realizacją projektu, zgodnie z należycie uzasadnioną, rzetelną i bezstronną metodologią. Wytyczne nie wprowadzają w tym zakresie dodatkowych wymagań; metodologia może być oparta na powierzchni biurowej wykorzystywanej przez pracowników zaangażowanych w realizacje projektu bądź też na kosztach ogólnych per capita.
4.12 Czy płatność może mieć charakter kompensaty należności?
Za kwalifikowalne mogą być uznane jedynie wydatki faktycznie poniesione z wyjątkiem wkładu niepieniężnego oraz amortyzacji (vide art. 56 ust. 1 rozporządzenia ogólnego). W przypadku kompensaty należności nie następuje przepływ środków pieniężnych, a zatem nie jest spełniona zasada wydatku faktycznie poniesionego.
4.13 Czy opis faktury przedłożonej do refundacji może być dowolny, czy zostanie przygotowany pewien ogólny wzór? Jak powinien wyglądać prawidłowy opis na dokumentach dołączonych do wniosku?
Wymagania dotyczące opisu faktury są zawarte w Załaczniku nr 2 Instrukcja do wypełniania
wniosku o płatność w Wytycznych w zakresie sprawozdawczości PO IiŚ.
4.14 Kara umowna stanowi incydentalny przychód. Proszę o wyjaśnienie tego na konkretnym przykładzie.
Kara umowna zapłacona na podstawie postanowień umownych beneficjentowi (Zamawiającemu) przez Wykonawcę w związku z realizacją projektu, powinna być traktowana jak incydentalny dochód, a zatem zmniejsza kwotę poniesionych wydatków kwalifikowanych, które mogą być zadeklarowane do refundacji we wniosku o płatność.
Możliwe są dwa alternatywne sposoby rozliczania kar umownych w zależności od decyzji beneficjenta, która powinna uwzględniać cel, jakim jest najbardziej przejrzyste rozliczenie kary umownej:
_ kara umowna jest traktowana jako przychód i jest w całości odjęta od wydatków kwalifikowanych na poziomie wniosku o płatność a jednocześnie dodatkowe wydatki poniesione przez beneficjenta wskutek niewywiązania sie przez Wykonawcę z postanowień umownych mogą być uznane za kwalifikowane, pod warunkiem, że zostaną odpowiednio udokumentowane oraz będą zgodne z pozostałymi zasadami kwalifikowania wydatków od wydatków kwalifikowalnych zostaje odjęta różnica pomiędzy kara umowna zapłacona beneficjentowi przez Wykonawcę a dodatkowymi, odpowiednio udokumentowanymi wydatkami poniesionymi przez beneficjenta w związku z niewywiązaniem sie przez Wykonawcę z postanowień umownych.
W przypadku, gdy Wykonawca nie dokonuje bezpośredniej płatności kary umownej na rzecz beneficjenta (Zamawiającego), ale kwota kary umownej jest np. potrącana z płatności za dana fakturę, zgodnie z zasada ogólna: - za wydatek kwalifikowany może być uznany jedynie wydatek faktycznie poniesiony, dodatkowe wydatki poniesione przez beneficjenta wskutek niewywiązania sie przez Wykonawcę z postanowień umownych mogą być uznane za kwalifikowalne (jeżeli zostaną odpowiednio udokumentowane oraz będą zgodne z pozostałymi zasadami kwalifikowania wydatków)
PRZYKŁAD
Wysokość kary umownej – 1000 PLN.
Wydatki związane z niewywiązaniem sie przez Wykonawcę z umowy – 600 PLN
Kara umowna została bezpośrednio przelana przez Wykonawcę na rachunek beneficjenta (Zamawiającego)
Możliwe rozwiązania:
a) We wniosku o płatność zadeklarować dochód w wysokości 400 PLN ale wtedy kwoty 600 PLN nie należy deklarować po stronie wydatków kwalifikowalnych
b) We wniosku o płatność zadeklarować dochód w wysokości 1000 PLN, a 600 PLN po stronie wydatków kwalifikowanych
4.15 Czy kosztem kwalifikowanym mogą być nagrody w konkursie np. na koncepcję architektoniczną uczelni, który jest zaplanowanym działaniem, jeżeli tak to czy są jakieś szczególne wymagania np. co do ich wartości?
Tak, nagrody w konkursie realizowanym zgodnie z ustawa Pzp, będącym częścią projektu mogą stanowić koszt kwalifikowany, jednakże nie ma żadnych wytycznych co do ustalania wysokości nagrody.
4.16 Zgodnie z zapisami §7. Art.2 Umowy dotyczącej przygotowania projektu indywidualnego Beneficjent po zakończeniu przygotowywania Projektu zobowiązany jest do przekazania IW raportu końcowego z realizacji przedmiotowej Umowy. Czy istnieje wzór ww. raportu?
Jest to ostatni z raportów przekazywanych IP, nie będzie odrębnego wzoru dla raportu końcowego.
4.17 Czy po obliczeniu luki finansowej obniża się dofinansowanie wyłącznie z części 85% środków UE czy także z 15% wkładu krajowego ?
Odpowiedź na to pytanie jest w fazie konsultacji i zostanie opublikowana w najbliższym czasie
4.18 Czy Beneficjent może wnieść wkład własny do projektu? Jeśli tak, to w jakiej formie ?
Beneficjent może pokryć dodatkowe koszty projektu ze środków własnych/ kredytu.
/pl/bannery/2/1/banner_page_2.jpg)
/images/banner_poiis_maly.jpg)
/images/rysunek22.png)
/images/rysunek2.png)
/images/infrastruktura_i_srodowisko.jpg)
/images/opi-cmyk300dpi-1.jpg){kind=small}
/images/loga/znak_ue-new.jpg){kind=small}
